Jak sporządzić dokumentację ważnego zebrania?

W stowarzyszeniu, w którym działam, planujemy zebranie dotyczące zmian organizacyjnych i kilku decyzji mających znaczenie dla dalszego funkcjonowania naszej działalności. Chcemy mieć pewność, że przebieg spotkania oraz podjęte ustalenia zostaną udokumentowane w sposób odpowiadający wymaganiom właściwym dla naszej sytuacji. Dotychczas sporządzaliśmy zwykłe protokoły wewnętrzne, ale tym razem pojawiła się wątpliwość, czy nie będzie potrzebna dodatkowa forma potwierdzenia określonych zdarzeń. Znalazłem informacje o usługach Kancelarii Notarialnej obejmującej obsługą również Bytom, gdzie wśród czynności wymieniono sporządzanie protokołów notarialnych: https://kancelarianotarialnakatowice.pl/kancelaria-notarialna-bytom/
Przed podjęciem decyzji chcielibyśmy ustalić, czy charakter planowanego zebrania uzasadnia udział notariusza i jakie materiały należy przygotować. Czy ktoś miał podobną sytuację w stowarzyszeniu lub organizacji i może doradzić, jak rozpoznać, kiedy standardowy protokół wystarczy, a kiedy warto skonsultować sprawę z kancelarią?