To jak już chcecie tak tego Excela wykorzystywać to lepszą opcją wydaje się być Google Docs. Tam masz podobne funkcje jak w Excelu, jest to za free, chodzi nawet szybko (w końcu na serwerach Google). Tyle tylko, że G ma do tego wgląd. Jest też tego właścicielem (jest to w regulaminie opisane).
Alternatywa to systemu typu Redmine, ITCube czy Crystal CRM. Szczególnie ten ostatni może przypaść Ci do gustu ze względu na funkcjonalności o których piszesz - tu masz ich opis
http://crystalcrm.pl/konfigurator/
Tam w konfiguratorze masz to dokładnie opisane.